TƯƠNG LAI CỦA QUẢN TRỊ: MÔ HÌNH QUẢN TRỊ SỐ (P2)

2. Quản trị số: Phương pháp luận và mô hình

2.1. Quản trị số là gì?

Ngày nay, khái niệm “số” không còn sử dụng để chỉ một “thứ” cố định, mà đã dần trở thành một phương pháp thực hiện mọi việc.

Quản trị số là việc sử dụng các giải pháp công nghệ để quản lý, tổ chức và tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp, có thể là cải thiện quy trình làm việc, tương tác với khách hàng, tối ưu hóa hiệu suất hoặc đổi mới hoạt động kinh doanh.

Nói cách khác, đây là khi nhà quản trị thực thi tất cả các ý tưởng quản trị tuyệt vời với sự hỗ trợ toàn diện từ công nghệ.

2.2. Phương pháp luận của quản trị số

Bao gồm hai vế là “quản trị” và “số”, quản trị số không chỉ là việc chuyển đổi công cụ hoặc không gian quản trị từ giấy bút thủ công sang phần mềm máy tính, mà còn là sự thay đổi trong tư duy và hành động của nhà quản trị.

Phương pháp luận này có thể được tóm gọn bằng 3 ý:

1 – Quản trị hoàn toàn trên nền tảng số: Đây là việc áp dụng quản trị số từng phần trong doanh nghiệp thông qua các giải pháp công nghệ chuyên biệt (phần mềm quản trị tài chính, quản trị nhân sự, quản trị quan hệ khách hàng,…), và tích hợp tất cả dữ liệu vào một không gian duy nhất để quản trị đồng bộ.

2 – Ra quyết định hoàn toàn dựa trên dữ liệu: Đối với nhà quản trị, mọi dữ liệu dù nhỏ nhất đều có ý nghĩa, đều có thể là thông tin quan trọng giúp hiểu rõ vấn đề đang xảy ra. Quyết định cuối cùng sẽ được đưa ra sau khi thu thập và phân tích tất cả dữ liệu từ tổng quan tới chi tiết, trên hai tiêu chí quan trọng “đầy đủ” và “tức thời”.

3 – Tập trung xử lý 20% công việc then chốt nhất: Theo nguyên tắc 80/20, chỉ khoảng 20% trong số toàn bộ công việc là quan trọng và đóng góp tới 80% giá trị, trong khi 80% còn lại là những công việc thường nhật không có nhiều ảnh hưởng. Quản trị số tập trung vào nhận diện nhóm 20% công việc này và nhanh chóng xử lý chúng ngay trên không gian quản trị chung – mà không cần chuyển đổi không gian làm việc.

2.3. Mô hình quản trị số

Trong mô hình quản trị số do Base đúc kết, nhà quản trị sẽ đi từ việc nắm bắt bức tranh tổng quan của doanh nghiệp với những mục tiêu và các chỉ số then chốt, đến giải quyết các công việc lớn trong ngày, và cuối cùng là giao tiếp và cộng tác với đúng người, đúng việc, đúng quy trình để giải quyết nhanh từng vấn đề chi tiết.

1 – Tổng quan (Overview)

Bức tranh toàn cảnh 360* của doanh nghiệp sẽ được trực quan hóa trên một dashboard của nền tảng số, giúp nhà quản trị sẽ đánh giá được tình hình tổng thể của doanh nghiệp và nhanh chóng phát hiện ra các vấn đề nổi cộm (nếu có).

Dashboard sẽ bắt đầu với dữ liệu về mục tiêu và các chỉ số then chốt:

Mục tiêu năm, quý, tháng

Chiến lược và chương trình hành động để đạt được mục tiêu

Tiến độ đạt mục tiêu trên thực tế so với kế hoạch

Bên cạnh đó là góc nhìn bao quát toàn bộ các phòng ban trong doanh nghiệp với hệ thống chỉ số phản ánh hoạt động đặc thù, điển hình như:

Phòng Tài chính – kế toán: Doanh thu, chi phí, dòng tiền,…

Phòng Nhân sự: CPH – chi phí tuyển dụng một vị trí, Productivity index – chỉ số hiệu suất, eNPS – mức độ gắn kết của nhân viên,…

Phòng Marketing: Lead – số lượng khách hàng tiềm năng, CPL – chi phí trên một khách hàng tiềm năng, CR – tỷ lệ chuyển đổi,…

Phòng chăm sóc khách hàng: ART – thời gian giải quyết trung bình, NPS – chỉ số hài lòng của khách hàng, CRR – tỷ lệ giữ chân khách hàng,…

2 – Công việc quan trọng thường ngày (Daily tasks)

Sau khi đánh giá một lượt về bức tranh tổng quan, nhà quản trị sẽ bắt tay vào xử lý các công việc quan trọng thường ngày – theo hình thức trực tuyến, ngay trên nền tảng số.

Mức độ ưu tiên được dành cho các dự án trọng điểm của doanh nghiệp và cần nhiều thời gian để theo dõi:

Tiến độ và hiệu suất thực hiện dự án

Trạng thái các đầu việc

Tiếp đến là số lượng lớn các công việc hàng ngày, tuy mức độ ảnh hưởng không quá quan trọng nhưng cần được nhà quản trị xử lý kịp thời để tránh ách tắc luồng vận hành phía dưới. Đó có thể là các đầu việc liên quan tới phê duyệt đề xuất, phê duyệt công văn, duyệt chi tiền, chấp thuận tuyển dụng, gặp gỡ đối tác,…

3 – Giao tiếp để xử lý cụ thể từng đầu việc (Communication)

Tầng cuối cùng của mô hình quản trị số là các hoạt động giao tiếp, tương tác của nhà quản trị với nhân sự doanh nghiệp, nhằm mục đích xử lý các đầu việc đã xác định ở trên: họp, ghi chú, lên kế hoạch, phân công công việc,…

Lưu ý rằng các hoạt động này đều diễn ra hoàn toàn trực tuyến thông qua các ứng dụng được tích hợp sẵn trên nền tảng quản trị của doanh nghiệp.

Lấy ví dụ về các tầng thông tin của người lãnh đạo sẽ kiểm soát trong mô hình quản trị số.

Ngày làm việc của một CEO bắt đầu bằng thói quen vào dashboard theo dõi các chỉ số then chốt của doanh nghiệp. Họ phát hiện doanh thu tổng của tháng này bị sụt giảm một cách bất thường, nên đào sâu dữ liệu xuống tầng thứ hai, và phát hiện ra doanh thu kém ở trung tâm kinh doanh A. Sâu thêm một tầng nữa, nguyên nhân cụ thể được phát hiện ra nằm ở phòng kinh doanh số 1.

Chưa dừng lại, vị CEO này tiếp tục truy cập vào các dữ liệu phản ánh quá trình thực thi của phòng này, phát hiện ra quy trình xử lý hợp đồng bị ách tắc nghiêm trọng. Ngay lập tức, CEO sẽ tổ chức một cuộc họp trực tuyến để trao đổi đích xác với đội ngũ quản lý của phòng kinh doanh này.

3. Mô hình quản trị số: Định hình tương lai của quản trị doanh nghiệp

3.1. Quản trị số lấp đầy các lỗ hổng trong phương pháp quản trị truyền thống

Mô hình quản trị số không đề ra một nhiệm vụ mới mà đơn giản đề xuất một tư duy giúp lãnh đạo sắp xếp các công việc hiện có theo một luồng xử lý logic và hiệu quả hơn dựa trên nền tảng số. Bằng cách đó, nhà quản trị có được câu trả lời thỏa đáng cho 3 câu hỏi mà phương pháp truyền thống không thể giải đáp.

Với mô hình quản trị số, nhà quản trị luôn có thể:

1 – Nắm rõ bức tranh toàn cảnh của doanh nghiệp với các mục tiêu và chỉ số quan trọng. Các dữ liệu đã được đồng bộ và cập nhật liên tục, là phiên bản duy nhất, phản ánh một cách chính xác chân thực nhất tình trạng của doanh nghiệp.

2 – Nhanh chóng xác định được nhóm các vấn đề then chốt nhất trong doanh nghiệp, các dự án trọng điểm, các công việc khẩn cấp cần ưu tiên; trên cơ sở đó có phương án sắp xếp thời gian để xử lý công việc.

3 – Ra quyết định nhanh chóng và chính xác với mọi vấn đề, sau khi đã hiểu rõ bản chất của chúng nhờ việc đào sâu và phân tích hệ thống dữ liệu đủ, đúng và tức thời. Đồng thời, nhà quản trị cũng luôn có thể phối hợp với đúng người, đúng công việc, đúng quy trình để thực thi giải quyết vấn đề một cách hiệu quả nhất.

3.2. Quản trị số trong bức tranh tương lai của doanh nghiệp

Mới vài năm trước, khái niệm “làm việc số” vẫn còn xa lạ, nhưng nay mọi thứ đã trở nên quen thuộc. Rất có thể trong vài năm tới, khái niệm “quản trị số” cũng vậy.

Quản trị số không bị ràng buộc bởi không gian hoặc thời gian. Nhờ sự phát triển của các nền tảng số, mối quan tâm đến vị trí địa lý và vật lý của con người trở nên ít quan trọng hơn. Mọi hoạt động quản trị đều có thể diễn ra một cách trơn tru trong không gian số, nơi mà thông tin và dữ liệu trở thành trọng tâm.

Quản trị số đặt con người vào trung tâm, loại bỏ các rào cản trong việc tương tác và chia sẻ thông tin nội bộ. Nhà quản trị có thể sở hữu trải nghiệm cá nhân hóa và linh hoạt tối đa trong quá trình giải quyết công việc.

Quản trị số cũng vượt qua giới hạn của quá khứ. Công nghệ mới không ngừng tạo thêm nhiều cơ hội quý giá cho doanh nghiệp thử nghiệm các ý tưởng mới, triết lý quản trị mới, và cũng là các thành công mới so với những gì đã đạt được trước đây.

Bằng cách đó, có thể nói quản trị số có khả năng giải phóng năng lực quản trị, mở ra một tương lai đầy hứa hẹn cho các chủ doanh nghiệp.

4. Tổng kết

Công nghệ số đã và đang đưa quản trị doanh nghiệp bước sang một trang mới, nơi mà phương pháp truyền thống với những câu hỏi bỏ ngỏ đã không còn phù hợp. Tính toàn diện, tập trung và định hướng dữ liệu sẽ là những yếu tố cốt lõi mới để quyết định thành công.

Để thức thời với xu hướng tương lai, đã đến lúc các chủ doanh nghiệp nghiêm túc suy nghĩ về kế hoạch chuyển mình, trau đồi thêm tư duy và năng lực quản trị của cá nhân, đồng thời triển khai sử dụng các giải pháp công nghệ hữu ích nhất.

title: “Tương lai của quản trị: Mô hình quản trị số” (P2)